Funkce zkontroluje stavy všech nedoručených zásilek za určité časové období, aktuální stavy propíše do Pohody nebo jiného systému a pošle stavový report ve formátu Excel na Váš e-mail.
Pokud se jedná o vícekusovou zásilku, tak se kontroluje stav pouze první (hlavní) zásilky.
Automatická kontrola stavu zásilek se nastavuje v menu Nastavení/Automaty. Nastavíte si zde:
- Časové období, který se má kontrolovat. Za datum odeslání zásilky se vždy považuje den, kdy jste zásilku (data) předali dopravci. Toto datum zásilky pak musí „spadnout“ do intervalu, který nastavíte. Časové období se počítá vždy nazpět od aktuálního dne, ve kterém provádíte kontrolu stavů.
- Pokud tedy chcete zkontrolovat zásilky, které byly odeslány dnes nebo včera nebo předevčírem, tak nastavíte časové období na dva dny nazpět.
- Pokud chcete zkontrolovat zásilky, které byly odeslány v předchozích sedmi dnech, tak nastavíte časové období ů na jeden týden nazpět.
- Agendu, ve které se mají zásilky zkontrolovat. Pokud expedujete z faktur, nastavíte agendu Faktury. Pokud expedujete z objednávek, nastavíte agendu Objednávky, atd.
- Váš e-mail, na který chcete odeslat stavový report. Report se odešle ve formátu Excel a obsahuje seznam zkontrolovaných zásilek a jejich aktuálních stavů. Aby fungovalo odesílání reportů e-mailem, musíte mít správně nastaveno připojení k vašemu SMTP serveru v menu
Nastavení/E-mailyviz E-maily. Pokud nechcete report zasílat e-mailem, ponecháte pole prázdné. - E-mail, který bude nastaven jako odesílatel stavového reportu. Souvisí s nastavením Vašeho SMTP serveru. Pokud nechcete report zasílat e-mailem, ponecháte pole prázdné.
Kontrolu spustíte kliknutím na tlačítko Zkontrolovat stav nedoručených zásilek. Poté se v databázi Balíkobotu vyhledají všechny nedoručené zásilky ze zvolené agendy, jejichž datum odeslání spadá do nastaveného intervalu, a u těchto zásilek se zkontroluje stav. Po kontrole se objeví hláška s výsledky kontroly, odešle se stavový report e-mailem a do zdrojového systému (Pohoda, FlexiBee, Shoptet) se propíše stav zásilek.
Pokud je při kontrole zjištěno, že zásilka je doručena, tak se při příští kontrole stavů tato zásilka již znovu nekontroluje.
Doručené zásilky jsou potom označeny ve sloupci Doručeno v hlavní tabulce.
Pokud zvolíte příliš velké časové období a a odesíláte desítky/stovky zásilek denně, tak může kontrola trvat i několik minut.
Zápis stavu zásilky do Pohody
Do Pohody se k danému dokladu zapíše textový popis stavu, datum zjištění stavu a popř. datum doručení zásilky, pokud byla zásilka již doručena. Stav zásilky se do Pohody zapíše do interní poznámky, popř. do volitelných parametrů (u Pohody E1).
Aby se stavy zásilek propsaly do Pohody, musíte mít nastavenou komunikaci s Pohodou.
Zápis stavu zásilky do FlexiBee
Viz Ukládání údajů o zásilkách do FlexiBee.
Změna stavu objednávky v Shoptetu
Viz Uložení čísla zásilky do Shoptetu.
Zápis stavu zásilky do Retailysu
Viz Propojení Balíkobotu a Retailys.